Không mua phần mềm.Xây đúng cái SGTRACO đang làm.
Một hệ thống viết riêng theo quy trình thật của SGTRACO — từ chăm sóc khách hàng, báo giá, giao việc, duyệt chi đến quyết toán và KPI. Chạy trên hạ tầng Cloudflare, không phí bản quyền theo người dùng, và toàn bộ mã nguồn cùng dữ liệu thuộc về công ty.
Trước khi nói về phần mềm, đây là cách SGTRACO đang vận hành
Một đề xuất tốt bắt đầu từ việc đọc đúng doanh nghiệp. Dưới đây là những gì tôi ghi nhận được từ website và tài liệu yêu cầu của SGTRACO — và bốn đặc thù vận hành mà bất kỳ hệ thống nào cũng phải xử lý được.
Logistics
Bốn phương thức vận tải song song: đường bộ, đường biển, đường sắt và hàng không. Kèm theo là điều phối thủ tục hải quan và chuỗi cung ứng.
Thương mại
Hàng công nghiệp (thép, kim loại, than) và hàng nông nghiệp. Mỗi lô là một thương vụ có giá vốn, chi phí và biên lợi nhuận riêng.
Bán lẻ
Trái cây tươi, trái cây sấy và nước ép — gắn với sứ mệnh đưa nông sản Việt ra thị trường quốc tế theo chuẩn ISO 22000 và HACCP.
Hơn 25 hãng tàu, hãng hàng không và đơn vị vận tải
Mỗi đối tác là một bộ điều khoản, biểu cước và đầu mối liên hệ riêng — dữ liệu này hiện chưa có nơi lưu trữ tập trung.
- Mỗi lô hàng là một dự án nhỏ. Có mã riêng, chi phí riêng, đi qua nhiều phòng ban — kinh doanh, chứng từ, hiện trường, kế toán.
- Đội kinh doanh ở ngoài nhiều hơn ở văn phòng. Gặp khách, ra cảng, làm thủ tục. Thời gian và kết quả của những chuyến đi đó hiện không được ghi nhận có hệ thống.
- Chi phí phát sinh liên tục và phải gắn đúng lô hàng. Nếu không gắn được, công ty không biết lô nào thực sự có lãi.
- Ba ngành hàng khác nhau, chung một đội 10–20 người. Không thể dùng một phần mềm chỉ phục vụ được một ngành.
- Dữ liệu khách hàng nằm trong máy cá nhân của sale. Nhân sự nghỉ việc, quan hệ khách hàng đi theo — công ty mất tài sản mà không có cách nào thu hồi.
- Mỗi người một mẫu báo giá. Hình ảnh thiếu nhất quán, và khi khách hỏi lại "lần trước báo bao nhiêu" thì phải lục Zalo.
- Đề xuất chi duyệt qua tin nhắn hoặc giấy. Không truy được ai duyệt lúc nào, quyết toán chậm, chứng từ thất lạc.
- Không có số liệu đúng hạn / trễ hạn. Đánh giá KPI dựa trên cảm tính, dễ gây tranh cãi nội bộ.
Bốn vấn đề trên đều có chung một nguyên nhân: dữ liệu không nằm cùng một chỗ và không nối được với nhau. Đó chính xác là bài toán mà đề xuất này giải quyết.
Vì sao tôi đề xuất xây riêng thay vì Odoo hoặc Perfex
Brief của SGTRACO đặt ra ba ràng buộc rõ ràng: tự chủ 100% dữ liệu, không tốn phí bản quyền theo người dùng, và quản lý liền mạch từ CRM đến tài chính nội bộ. Odoo Community và Perfex là điểm khởi đầu hợp lý. Nhưng khi soi từng ràng buộc vào đúng sáu nghiệp vụ SGTRACO cần, cả hai đều vướng ở cùng một chỗ.
Odoo Community
Ba app SGTRACO cần nhất đều chỉ có ở bản Enterprise, không có trong Community:
- Approvals — quy trình duyệt chi đa cấp
- Field Service — công tác hiện trường
- Studio — tùy biến form không cần lập trình
Nâng lên Enterprise nghĩa là trả phí theo từng người dùng mỗi tháng — đúng thứ brief muốn tránh. Ở lại Community thì phải viết module Python/XML riêng cho cả ba, và mỗi lần Odoo lên phiên bản mới (mỗi năm một lần) là một lần rủi ro vỡ.
Perfex CRM
Bản quyền mua một lần theo từng bản cài đặt, nền PHP/CodeIgniter. Có sẵn Leads, Báo giá, Dự án, Công việc, Chi phí — nhưng thiếu đúng những phần SGTRACO cần:
- Không có duyệt chi đa cấp theo ngưỡng tiền
- Không có công tác hiện trường và giải trình thời gian
- Phân quyền chưa đủ sâu cho mô hình Sale → Trưởng phòng → Giám đốc
- Việt hóa sẵn là bản dịch chung, không đúng từ ngữ ngành logistics
Viết thêm module để bù thì lại quay về bài toán "làm riêng", nhưng bị trói trong khung của một sản phẩm bên thứ ba.
Xây riêng trên Cloudflare
Không có module thừa. Mọi màn hình là màn hình SGTRACO dùng hằng ngày.
- Không phí theo user. Người thứ 21, thứ 50 hay thứ 100 vẫn 0đ bản quyền
- Hạ tầng ~130.000đ/tháng. Không VPS, không sysadmin, không vá bảo mật thủ công
- Từ ngữ do SGTRACO đặt. "Lô hàng", "Booking", "Hãng tàu", "Đề xuất tạm ứng"
- Bàn giao 100% mã nguồn, cơ sở dữ liệu và tài khoản Cloudflare đứng tên công ty
Đổi lại: cần 10 tuần để xây, thay vì cài đặt xong trong một tuần. Đó là chi phí thật của việc có đúng thứ mình cần.
| Tiêu chí đánh giá | Odoo Community | Odoo Enterprise | Perfex CRM | Xây riêng · Cloudflare |
|---|---|---|---|---|
| Khớp quy trình thực tế SGTRACO | ~70% — thiếu 3 nghiệp vụ | ~85% — vẫn phải tùy biến | ~65% — thiếu duyệt chi & công tác | 100% — viết theo biên bản khảo sát |
| Phí bản quyền theo người dùng | Không | ≈ 9–14 USD / user / tháng | Không (mua 1 lần) | Không — vĩnh viễn |
| Duyệt chi đa cấp theo ngưỡng tiền | Phải tự viết | Có sẵn | Phải tự viết | Có — cấu hình được ngưỡng |
| Công tác hiện trường & giải trình giờ | Phải tự viết | Có (Field Service) | Không có | Có — check-in, ảnh, ghi chú hiệu quả |
| Hạ tầng cần vận hành | VPS 4 vCPU / 8 GB + PostgreSQL | Odoo Online hoặc VPS riêng | VPS + PHP + MySQL | Không có server để quản |
| Chi phí hạ tầng mỗi tháng | ≈ 1.500.000đ | Tính trong phí bản quyền | ≈ 1.000.000đ | ≈ 130.000đ |
| Cần người biết Linux để vận hành | Có | Không | Có | Không |
| Rủi ro vỡ khi nâng cấp phiên bản | Cao — Odoo lên bản mới mỗi năm | Trung bình | Cao | Không — không phụ thuộc bên thứ ba |
| Việt hóa & từ ngữ ngành | Dịch sẵn, chưa sát ngành | Dịch sẵn, chưa sát ngành | Dịch máy, chung chung | Do SGTRACO đặt tên từng nhãn |
| Sở hữu mã nguồn & dữ liệu | Có (mã nguồn mở) | Không sở hữu mã nguồn | Có, kèm điều kiện bản quyền | Sở hữu tuyệt đối, không ràng buộc |
| Thời gian đến khi chạy thật | 8–14 tuần | 6–10 tuần | 4–8 tuần | 10 tuần |
Tính đủ cả triển khai, bản quyền, hạ tầng và bảo trì
Giả định dùng chung cho cả bốn phương án: 20 người dùng · 36 tháng · bảo trì 3.000.000đ/tháng · tỷ giá 26.000đ/USD · giá Odoo Enterprise lấy mức 12 USD/user/tháng theo biểu giá khu vực. Con số triển khai của Odoo và Perfex là ước tính mặt bằng thị trường Việt Nam, không phải báo giá chính thức từ các đơn vị đó.
Tôi không phản đối Odoo. Với một công ty 200 người và ngân sách Enterprise, Odoo là lựa chọn tốt. Với SGTRACO — 10–20 người, ba ngành hàng, quy trình riêng và yêu cầu dứt khoát là không trả phí theo user — xây riêng cho kết quả sát hơn và rẻ hơn trong dài hạn. Đây là khuyến nghị dựa trên chính ba ràng buộc mà SGTRACO đã đặt ra trong brief.
Toàn bộ hệ thống chạy trên Cloudflare
Không có máy chủ nào để SGTRACO phải thuê, vá lỗi hay lo sập. Ứng dụng chạy trực tiếp trên mạng lưới Cloudflare — cùng hạ tầng đang phục vụ khoảng 20% website toàn cầu — và tự động nhân bản ra hơn 330 thành phố. Nhân viên ở TP.HCM, ở cảng Cát Lái hay đang công tác nước ngoài đều truy cập với tốc độ như nhau.
Một địa chỉ duy nhất, dùng được trên mọi thiết bị. Không cần cài đặt gì trên máy nhân viên.
Mọi truy cập đi qua lớp lọc này trước khi chạm tới dữ liệu. Tất cả đều có sẵn, không phải mua thêm.
Toàn bộ giao diện và logic nghiệp vụ. Chạy ở hơn 330 thành phố, tự động co giãn theo lượng truy cập, không có khái niệm "server quá tải".
Dữ liệu của SGTRACO nằm trong tài khoản Cloudflare do chính công ty đứng tên. Không ai khác có quyền truy cập.
| Dịch vụ | Vai trò trong hệ thống SGTRACO | Vì sao chọn |
|---|---|---|
| Cloudflare Workers | Toàn bộ backend và giao diện của hệ thống | Không có server để quản; tự động co giãn; chạy gần người dùng |
| D1 | Khách hàng, nhà cung cấp, deal, báo giá, dự án, công việc, đề xuất chi | SQL chuẩn, sao lưu tự động theo thời điểm, khôi phục về bất kỳ mốc nào trong 30 ngày |
| R2 | File báo giá PDF, ảnh hóa đơn, chứng từ quyết toán, ảnh công tác | Không tính phí khi tải dữ liệu ra — khác biệt lớn so với các dịch vụ lưu trữ khác |
| KV | Phiên đăng nhập, cấu hình hệ thống, cache báo cáo hay xem | Đọc gần như tức thì ở mọi vị trí |
| Durable Objects | Thông báo realtime khi có việc cần duyệt; khóa chống duyệt trùng một đề xuất | Đảm bảo một đề xuất chi chỉ được duyệt đúng một lần, kể cả khi hai người bấm cùng lúc |
| Queues | Gửi email, dựng báo cáo lớn, xử lý import Excel | Người dùng không phải ngồi chờ màn hình quay |
| Cron Triggers | Nhắc deadline sắp đến, nhắc báo giá quá hạn chưa phản hồi, chốt số cuối tháng | Tự chạy đúng giờ, không cần ai bấm nút |
| Email Routing & Sending | Gửi báo giá và thông báo duyệt chi từ tên miền sgtraco.com.vn | Không phụ thuộc dịch vụ email bên thứ ba |
| Zero Trust Access | Lớp đăng nhập thứ hai cho tài khoản Giám đốc và Kế toán | Miễn phí đến 50 người dùng |
| Analytics Engine | Lưu nhật ký thao tác (audit trail) khối lượng lớn | Chi phí thấp, truy vấn nhanh kể cả khi log lên hàng triệu dòng |
| Workers AI Tùy chọn mở rộng | Đọc số tiền từ ảnh hóa đơn, tóm tắt ghi chú công tác | Giảm nhập tay; không nằm trong gói cơ bản, báo giá riêng nếu SGTRACO cần |
Sáu module, bám sát từng dòng trong brief
Mỗi module dưới đây tương ứng trực tiếp với một mục trong bản mô tả yêu cầu của SGTRACO. Cuối mỗi khối là dòng đối chiếu để Ban Giám đốc kiểm tra không sót hạng mục nào.
Quản lý khách hàng & Báo giá
Toàn bộ quan hệ khách hàng của SGTRACO nằm trong hệ thống của công ty, không nằm trong máy cá nhân của ai.
- Hồ sơ khách hàng & nhà cung cấp — nhiều đầu mối liên hệ, mã số thuế, điều khoản thanh toán, ghi chú riêng, toàn bộ lịch sử giao dịch trên một màn hình
- Phễu khách hàng tiềm năng — kéo thả qua các giai đoạn: Mới → Đang liên hệ → Đã gửi báo giá → Đàm phán → Chốt / Thua, kèm lý do thua để rút kinh nghiệm
- Danh mục dịch vụ & hàng hóa — import từ file Excel sẵn có của công ty
- Tạo báo giá theo mẫu chuẩn SGTRACO — nhiều dòng dịch vụ, thuế và phụ phí, xuất PDF đúng nhận diện thương hiệu, gửi thẳng qua email từ tên miền công ty
- Quản lý phiên bản báo giá — rev.1, rev.2… luôn tra được đã gửi khách mức giá nào, ngày nào
- Nhắc theo dõi tự động — báo giá gửi quá số ngày quy định mà chưa phản hồi thì hệ thống nhắc sale
Quản lý dự án & Công việc
Khi một báo giá được chốt, công việc bắt đầu chạy ngay — không ai phải nhập lại thông tin lần thứ hai.
- Tự động tạo dự án khi chốt báo giá — sinh mã dự án, giữ nguyên liên kết tới khách hàng và báo giá gốc
- Giao việc đầy đủ — người phụ trách, người theo dõi, deadline, mức ưu tiên, checklist con, tệp đính kèm, bình luận trao đổi ngay trong task
- Ba cách xem — Kanban để nhìn tổng thể, Danh sách để lọc nhanh, Lịch để nhìn deadline theo tuần
- Theo dõi liên phòng ban — task chuyển tiếp giữa kinh doanh, chứng từ và kế toán đều có dấu vết bàn giao
- Đo thời gian hoàn thành — hệ thống tự so deadline với ngày hoàn thành thực tế, tạo dữ liệu gốc cho KPI ở M4
- Mẫu công việc lặp lại — quy trình xử lý một lô hàng xuất khẩu dựng một lần, dùng mãi cho các lô sau
Đề xuất & Duyệt chi đa cấp
Mọi đồng chi ra đều gắn với một mã dự án, đi qua đúng cấp duyệt, và để lại dấu vết không xóa được.
- Form đề xuất / tạm ứng — bắt buộc gắn với Mã dự án hoặc Mã công việc, không cho phép tạo chi phí "trôi nổi"
- Luồng duyệt 4 cấp — Nhân viên tạo → Trưởng phòng duyệt → Kế toán kiểm → Giám đốc phê duyệt → Chi tiền
- Ngưỡng tự động theo số tiền — dưới mức quy định chỉ cần Trưởng phòng; vượt mức thì bắt buộc lên Giám đốc. Ngưỡng do SGTRACO tự cấu hình, đổi bất cứ lúc nào
- Ba hành động ở mỗi cấp — Duyệt / Từ chối kèm lý do / Trả lại để chỉnh sửa. Mọi thao tác đều lưu người thực hiện và thời điểm chính xác
- Thông báo tức thì — người duyệt kế tiếp nhận thông báo ngay trên web và qua email, không phải ai nhắc ai
- Quyết toán & đối chiếu — đính kèm ảnh hóa đơn, chứng từ; hệ thống tự đối chiếu số tạm ứng với số thực chi và ghi nhận phần hoàn lại hoặc bù thêm
- Sổ chi theo dự án — luôn biết một lô hàng đã chi bao nhiêu, còn lại bao nhiêu so với dự toán
Đánh giá KPI & Báo cáo
Thay vì đánh giá theo cảm tính, mọi con số đều truy ngược được về từng công việc cụ thể.
- Tỷ lệ đúng hạn / trễ hạn — theo từng nhân sự, từng phòng ban, theo kỳ tùy chọn
- Chi phí và doanh thu theo dự án — biết ngay lô hàng nào lãi, lô nào lỗ, lỗ ở khoản chi nào
- Chi phí và doanh thu theo khách hàng — nhận diện khách hàng nào thực sự mang lại lợi nhuận
- Hiệu suất kinh doanh — số lead tiếp cận, số báo giá gửi, tỷ lệ chốt, tổng giá trị chốt của từng sale
- Xuất dữ liệu thô ra Excel / CSV — để phòng nhân sự dựng bảng KPI theo đúng mô hình riêng của công ty, như brief yêu cầu
- Bảng điều khiển cho Giám đốc — các chỉ số quan trọng nhất gom về một màn hình duy nhất
Phân quyền & Nhật ký chỉnh sửa
Ai thấy gì, ai làm được gì, và ai đã thay đổi cái gì — tất cả đều rõ ràng và không thể xóa dấu vết.
- Phân quyền theo cấp bậc — Sale chỉ thấy khách hàng của mình; Trưởng phòng thấy toàn bộ phòng ban; Kế toán thấy dữ liệu tài chính; Giám đốc thấy toàn hệ thống
- Phân quyền tới từng thao tác — xem / tạo / sửa / xóa / duyệt / xuất dữ liệu, tách riêng cho từng vai trò
- Nhật ký chỉnh sửa (Audit Trail) — mọi thay đổi lưu lại: ai, lúc nào, giá trị cũ là gì, giá trị mới là gì. Không tài khoản nào xóa được nhật ký này, kể cả quản trị viên
- Nhật ký đăng nhập — thời gian, thiết bị, vị trí; cảnh báo khi có đăng nhập bất thường
- Quy trình nhân sự nghỉ việc — khóa tài khoản ngay, chuyển giao toàn bộ khách hàng và công việc sang người kế nhiệm, dữ liệu ở lại công ty nguyên vẹn
- Giới hạn xuất dữ liệu — chỉ vai trò được cấp quyền mới xuất được danh sách khách hàng ra file
Công tác hiện trường & Giải trình thời gian làm việc
Hạng mục SGTRACO bổ sung ngoài brief gốc. Với một công ty logistics mà đội ngũ thường xuyên ở ngoài, đây là module tạo ra khác biệt lớn nhất.
- Tạo yêu cầu đi công tác — mục đích, khách hàng hoặc dự án liên quan, địa điểm, thời gian dự kiến. Gửi lên Trưởng phòng duyệt trước khi đi
- Check-in / Check-out tại hiện trường — ghi nhận thời gian thực, vị trí và ảnh chụp. Việc bật hay tắt ghi nhận vị trí do SGTRACO quyết định khi cấu hình
- Ghi chú kết quả làm việc — gặp ai, trao đổi nội dung gì, đạt được kết quả gì, việc cần làm tiếp là gì
- Ghi chú hiệu quả — đánh giá buổi làm việc có tạo ra tiến triển thực sự không: deal đi tiếp được bao xa, phát sinh vấn đề gì cần xử lý
- Bảng giải trình thời gian — tổng hợp theo ngày, tuần, tháng cho từng nhân sự: đi đâu, bao lâu, kết quả ra sao. Trưởng phòng và Giám đốc xem trực tiếp, không cần ai làm báo cáo tay
- Gắn thẳng vào khách hàng và dự án — mở một khách hàng ra là thấy đã gặp bao nhiêu lần, mỗi lần kết quả thế nào
- Chi phí công tác nối sang M3 — kết thúc chuyến đi, tạo đề xuất thanh toán chi phí ngay, dữ liệu đã có sẵn không phải nhập lại
Một lô hàng đi từ đầu đến cuối trong hệ thống
Giá trị lớn nhất không nằm ở từng module riêng lẻ, mà ở chỗ chúng nối vào nhau. Dữ liệu nhập một lần ở bước đầu sẽ chảy qua toàn bộ các bước sau — không ai phải gõ lại. Các mốc hình thoi ◆ là những điểm hệ thống tự động làm việc thay con người.
Sale nhập lead từ hội chợ, giới thiệu hoặc website. Hệ thống kiểm tra trùng lặp với dữ liệu sẵn có và cảnh báo nếu khách hàng này đã thuộc về sale khác.
Lead có nhu cầu thật được nâng thành cơ hội, gắn giá trị dự kiến và giai đoạn. Trưởng phòng nhìn toàn bộ phễu của phòng mình theo dạng Kanban.
Chọn dịch vụ từ danh mục, hệ thống dựng báo giá theo mẫu chuẩn SGTRACO, xuất PDF và gửi email từ tên miền công ty. Mọi phiên bản giá đều được lưu lại.
Điểm tự động quan trọng nhất. Sale đánh dấu "Chốt", hệ thống lập tức sinh Mã dự án, gắn khách hàng, gắn báo giá gốc và giá trị hợp đồng. Nếu quy trình xử lý loại lô hàng này đã có mẫu, toàn bộ danh sách công việc được tạo sẵn kèm deadline.
Trưởng phòng phân công người phụ trách từng đầu việc, đặt deadline và checklist. Công việc chuyển tiếp giữa kinh doanh, chứng từ và hiện trường đều để lại dấu vết bàn giao.
Nhân viên tạo yêu cầu công tác, check-in tại nơi làm việc, ghi chú gặp ai — kết quả gì — việc tiếp theo là gì. Toàn bộ gắn thẳng vào đúng dự án và khách hàng.
Chi phí phát sinh trong quá trình xử lý lô hàng được tạo thành đề xuất, bắt buộc gắn với đúng Mã dự án. Chi phí công tác từ Bước 06 được chuyển sang tự động, không nhập lại.
Hệ thống tự xác định luồng duyệt dựa trên số tiền: dưới ngưỡng chỉ cần Trưởng phòng, vượt ngưỡng thì bắt buộc lên Giám đốc. Người duyệt kế tiếp nhận thông báo ngay, không cần ai nhắc ai. Mỗi cấp có thể duyệt, từ chối kèm lý do, hoặc trả lại để chỉnh sửa.
Kế toán chi tiền, nhân viên nộp hóa đơn và chứng từ bằng cách chụp ảnh trực tiếp trên điện thoại. Hệ thống đối chiếu số tạm ứng với số thực chi, ghi nhận phần hoàn lại hoặc bù thêm.
Dự án đóng lại, hệ thống tự tính lãi gộp của lô hàng (giá trị hợp đồng trừ toàn bộ chi phí đã duyệt) và cập nhật tỷ lệ đúng hạn của từng người tham gia. Không ai phải làm báo cáo thủ công.
Một màn hình duy nhất: lô nào lãi, khách nào đáng đầu tư thêm, ai đang trễ hạn, tiền đang nằm ở đâu. Xuất ra Excel bất cứ lúc nào để dựng bảng KPI theo mô hình riêng của công ty.
Ai thấy gì — và ai đã đổi gì
Ma trận dưới đây là bản nháp để thảo luận trong buổi khảo sát. SGTRACO có toàn quyền điều chỉnh từng ô trước khi lập trình, và vẫn đổi được sau khi hệ thống chạy.
| Dữ liệu / Chức năng | Nhân viên kinh doanh | Trưởng phòng | Kế toán | Giám đốc | Quản trị hệ thống |
|---|---|---|---|---|---|
| Khách hàng & cơ hội | Chỉ của mình | Toàn phòng ban | Chỉ xem | Toàn hệ thống | Toàn hệ thống |
| Tạo & gửi báo giá | Có | Có | Không | Có | Có |
| Duyệt báo giá vượt ngưỡng giảm giá | Không | Có | Không | Có | Không |
| Dự án & công việc | Việc được giao | Toàn phòng ban | Chỉ xem | Toàn hệ thống | Toàn hệ thống |
| Tạo đề xuất chi / tạm ứng | Có | Có | Có | Có | Không |
| Duyệt chi cấp 1 | Không | Có | Không | Có | Không |
| Kiểm tra chứng từ & chi tiền | Không | Không | Có | Có | Không |
| Phê duyệt cuối vượt ngưỡng | Không | Không | Không | Có | Không |
| Báo cáo lãi lỗ theo dự án | Không | Phòng ban mình | Toàn hệ thống | Toàn hệ thống | Không |
| Báo cáo KPI nhân sự | Của bản thân | Toàn phòng ban | Không | Toàn hệ thống | Không |
| Xuất dữ liệu khách hàng ra file | Không | Có — ghi nhật ký | Không | Có | Có — ghi nhật ký |
| Xem nhật ký chỉnh sửa | Không | Phòng ban mình | Phần tài chính | Toàn hệ thống | Toàn hệ thống |
| Tạo & khóa tài khoản người dùng | Không | Không | Không | Có | Có |
Audit Trail không xóa được
Mọi thay đổi trên dữ liệu quan trọng đều ghi lại đầy đủ bốn thông tin:
- Ai thực hiện
- Vào lúc nào — chính xác đến giây
- Giá trị cũ là gì
- Giá trị mới là gì
Nhật ký chỉ ghi thêm, không sửa và không xóa — kể cả tài khoản quản trị cao nhất cũng không có nút xóa.
Nhiều lớp, đều có sẵn
- Mã hóa toàn tuyến truy cập (SSL)
- Tường lửa ứng dụng và chống tấn công làm sập — bật sẵn ở mức hạ tầng
- Chống bot khi đăng nhập
- Lớp xác thực thứ hai cho tài khoản Giám đốc và Kế toán
- Giới hạn số lần đăng nhập sai
- Cảnh báo khi có đăng nhập từ thiết bị hoặc vị trí lạ
Dữ liệu là của SGTRACO
- Tài khoản Cloudflare đứng tên SGTRACO, quyền quản trị cao nhất thuộc về công ty
- Cơ sở dữ liệu sao lưu tự động, khôi phục được về bất kỳ thời điểm nào trong 30 ngày
- Xuất toàn bộ dữ liệu ra file bất cứ lúc nào, không cần xin phép ai
- Có thể chỉ định lưu dữ liệu tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương
- Bên triển khai không giữ bất kỳ khóa hay quyền truy cập nào sau khi bàn giao
Mười tuần, năm chặng, ba lần demo
Mỗi chặng kết thúc bằng một sản phẩm SGTRACO nhìn thấy và bấm thử được — không có giai đoạn nào mà công ty phải chờ trong im lặng. Mốc thanh toán gắn với mốc bàn giao, không gắn với thời gian trôi qua.
Khảo sát & chốt quy trình thực tế
Làm việc trực tiếp tại văn phòng SGTRACO với Ban Giám đốc và trưởng các bộ phận. Vẽ lại đúng quy trình đang chạy, không phải quy trình lý tưởng. Thống nhất cách đặt Mã dự án và mã chứng từ, ngưỡng tiền cho từng cấp duyệt, ma trận phân quyền, và từ ngữ hiển thị trên từng màn hình.
Bàn giao — Biên bản quy trình + bản phác giao diệnXây M1 — CRM & Báo giá · M2 — Dự án & Công việc
Dựng nền tảng dữ liệu, hệ thống tài khoản, phễu khách hàng, mẫu báo giá theo nhận diện SGTRACO, và toàn bộ phần giao việc theo Kanban. Bao gồm cả cơ chế tự tạo dự án khi báo giá được chốt.
Bàn giao — Bản chạy thật để SGTRACO bấm thửXây M3 — Duyệt chi đa cấp · M6 — Công tác hiện trường
Luồng duyệt bốn cấp với ngưỡng tự động, thông báo cho người duyệt kế tiếp, quyết toán kèm chứng từ. Cùng với đó là toàn bộ phần yêu cầu công tác, check-in hiện trường và bảng giải trình thời gian làm việc.
Demo lần 2 → Nghiệm thu đợt thanh toán 2Xây M4 — KPI & Báo cáo · M5 — Phân quyền & Audit Trail
Áp ma trận phân quyền đã chốt ở Chặng 01 lên toàn hệ thống, bật nhật ký chỉnh sửa, dựng các báo cáo đúng hạn/trễ hạn, lãi lỗ theo dự án và theo khách hàng, cùng chức năng xuất dữ liệu thô ra Excel.
Bàn giao — Hệ thống đầy đủ sáu moduleImport dữ liệu & chạy thử với người dùng thật (UAT)
Đưa danh mục khách hàng, nhà cung cấp và hàng hóa/dịch vụ từ file Excel hiện có vào hệ thống. Nhân viên SGTRACO dùng thử trên dữ liệu thật, ghi nhận lỗi và điểm chưa thuận tay. Tôi tinh chỉnh theo phản hồi.
Bàn giao — Biên bản UAT & danh sách chỉnh sửa đã xử lýĐào tạo, bàn giao & đưa vào vận hành
Đào tạo riêng cho nhóm quản lý (Key User) về cấu hình, phân quyền và đọc báo cáo; đào tạo chung cho toàn bộ nhân viên (End User) về thao tác hằng ngày. Bàn giao mã nguồn, cơ sở dữ liệu, tài khoản Cloudflare và bộ tài liệu hướng dẫn. Hệ thống chính thức chạy.
Nghiệm thu → Đợt thanh toán 3 → Bắt đầu bảo hành 6 thángVề mốc thời gian: mười tuần tính từ ngày ký hợp đồng và SGTRACO bố trí được người tham gia buổi khảo sát. Chặng 01 và Chặng 05 cần sự tham gia trực tiếp của phía SGTRACO — đây là hai chặng quyết định hệ thống có sát thực tế hay không.
Một con số trọn gói, chia theo mốc bàn giao
Không có phí ẩn, không có phụ phí phát sinh cho các hạng mục đã liệt kê trong đề xuất này. Thanh toán gắn với sản phẩm bàn giao — SGTRACO chỉ trả cho phần đã nhìn thấy và nghiệm thu.
Bao gồm toàn bộ sáu module, khảo sát quy trình, import dữ liệu ban đầu, chạy thử UAT, đào tạo hai cấp, bàn giao mã nguồn và bảo hành 6 tháng.
Khi ký hợp đồng và bắt đầu buổi khảo sát quy trình
Sau khi nghiệm thu Demo lần 2 — đã có M1, M2, M3 chạy thật (cuối tuần 7)
Sau nghiệm thu toàn hệ thống, hoàn tất đào tạo và bàn giao (cuối tuần 10)
Đã bao gồm trong 75.000.000đ
- Khảo sát, tư vấn và chốt luồng quy trình thực tế tại văn phòng SGTRACO
- Thiết kế giao diện và xây dựng đầy đủ 6 module theo mô tả ở §04
- Việt hóa 100%, từ ngữ do SGTRACO đặt cho từng nhãn
- Giao diện dùng tốt trên điện thoại, cài được lên màn hình chính như một ứng dụng
- Tùy chỉnh mẫu báo giá và mẫu chứng từ theo nhận diện thương hiệu SGTRACO
- Khởi tạo hạ tầng Cloudflare, cấu hình tên miền và email hệ thống
- Import danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa/dịch vụ từ file Excel
- Chạy thử UAT và xử lý lỗi phát hiện trong quá trình thử
- Đào tạo Key User và toàn bộ End User
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng và tài liệu kỹ thuật
- Bàn giao toàn bộ mã nguồn và cơ sở dữ liệu
- Bảo hành 6 tháng kể từ ngày nghiệm thu
Chưa bao gồm
- Chi phí hạ tầng Cloudflare hằng tháng — ≈130.000đ/tháng, SGTRACO thanh toán trực tiếp cho Cloudflare bằng thẻ công ty
- Tên miền và chứng thư số nếu SGTRACO muốn dùng tên miền riêng cho hệ thống
- Số hóa dữ liệu đang ở dạng giấy — nếu cần, báo giá riêng theo khối lượng
- Tích hợp với phần mềm kế toán hoặc hệ thống bên thứ ba — báo giá riêng sau khi khảo sát
- Module đọc hóa đơn bằng AI và các báo cáo BI nâng cao — thuộc gói mở rộng
- Thiết bị phần cứng, máy tính, điện thoại cho nhân viên
- Chi phí phát hành hóa đơn VAT nếu SGTRACO yêu cầu — trao đổi riêng khi ký hợp đồng
Gói bảo trì & hỗ trợ · 3.000.000đ/tháng
- Đã bao gồm chi phí hạ tầng Cloudflare
- Xử lý lỗi phát sinh, ưu tiên trong giờ hành chính
- Giám sát hệ thống và kiểm tra sao lưu định kỳ
- 4 giờ tùy chỉnh nhỏ mỗi tháng — thêm trường dữ liệu, sửa mẫu báo cáo, đổi ngưỡng duyệt
- Hỗ trợ nghiệp vụ cho người dùng qua Zalo và điện thoại
SGTRACO có thể dừng gói này bất cứ lúc nào — hệ thống vẫn chạy bình thường vì công ty đã có toàn bộ mã nguồn.
Hỗ trợ theo yêu cầu
- Hạ tầng Cloudflare: SGTRACO trả trực tiếp ≈130.000đ/tháng
- Hỗ trợ kỹ thuật tính theo giờ, báo giá trước khi thực hiện
- Hệ thống tiếp tục chạy ổn định, không có cơ chế nào khóa lại
- SGTRACO có thể giao cho lập trình viên khác tiếp quản — mã nguồn và tài liệu đã bàn giao đầy đủ
Bàn giao đủ để SGTRACO tự đứng một mình
Một hệ thống chỉ thực sự thuộc về công ty khi công ty có thể vận hành nó mà không cần người đã xây ra nó. Đây là danh sách những gì SGTRACO nhận được khi nghiệm thu.
Sáu thứ SGTRACO nhận về
- Toàn bộ mã nguồn — cả phần giao diện và phần xử lý nghiệp vụ, đẩy lên kho mã nguồn riêng do SGTRACO đứng tên
- Toàn bộ cơ sở dữ liệu — kèm hướng dẫn sao lưu và khôi phục
- Tài khoản Cloudflare đứng tên SGTRACO — quyền quản trị cao nhất thuộc về công ty ngay từ ngày đầu triển khai
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng — bản PDF cho Key User và End User, kèm video ngắn theo từng nghiệp vụ
- Tài liệu kỹ thuật — sơ đồ dữ liệu, danh sách API, hướng dẫn dựng lại toàn bộ hệ thống từ đầu
- Biên bản nghiệm thu — liệt kê từng chức năng đã bàn giao, làm căn cứ cho bảo hành
Phạm vi và cam kết phản hồi
- Miễn phí sửa mọi lỗi sai lệch so với biên bản nghiệm thu
- Phản hồi trong 24 giờ làm việc kể từ khi nhận báo lỗi
- Lỗi khiến hệ thống không dùng được: xử lý ngay trong ngày
- Hỗ trợ người dùng qua Zalo và điện thoại trong suốt thời gian bảo hành
- Tinh chỉnh nhỏ theo phản hồi thực tế khi nhân viên bắt đầu dùng quen
Không bao gồm: tính năng mới không có trong biên bản nghiệm thu, hoặc lỗi do người dùng tự thay đổi cấu hình sai. Những việc này báo giá riêng hoặc dùng quota tùy chỉnh của gói bảo trì.
Bốn rủi ro SGTRACO nên hỏi — và câu trả lời thẳng
Nếu một ngày anh Sanh không làm nữa thì công ty xoay xở thế nào?
Dữ liệu của công ty lưu ở đâu, có an toàn không?
Mười tuần có bị kéo dài không? Điều gì làm chậm dự án?
Sau này muốn thêm tính năng mới thì làm sao?
Ba việc để bắt đầu
-
SGTRACO phản hồi đề xuất
Cho tôi biết những điểm cần điều chỉnh — phạm vi, mức đầu tư, tiến độ hay bất kỳ hạng mục nào chưa đúng ý. Bản đề xuất này là bản để thảo luận, không phải bản chốt.
-
Đặt lịch buổi khảo sát quy trình
Một buổi 2–3 giờ tại văn phòng SGTRACO với Ban Giám đốc và trưởng các bộ phận. Buổi này miễn phí và không ràng buộc — kể cả khi sau đó công ty chọn phương án khác.
-
Ký hợp đồng & khởi động
Mười tuần sau ngày ký, SGTRACO có một hệ thống chạy thật trên dữ liệu thật, nhân viên đã được đào tạo, và toàn bộ mã nguồn nằm trong tay công ty.
Số CCCD đầy đủ và toàn bộ thông tin pháp lý sẽ được ghi trong hợp đồng dịch vụ ký giữa hai bên. Trang này chỉ hiển thị một phần để hạn chế rủi ro khi liên kết được chia sẻ.